Tänä vuonna sähköisten taloushallinto-ohjelmien käyttö on yleistynyt hurjaa vauhtia koronaepidemian ja huhtikuussa päivitetyn Verkkolaskulain johdosta. Lakihan antoi oikeuden elinkeinotoimintaa harjoittaville yrityksille kieltäytyä vastaanottamasta muita kuin verkkolaskuja. Sähköisissä taloushallinto-ohjelmissa on kirjanpidon lisäksi mahdollista tehdä ja vastaanottaa verkkolaskuja, tallentaa kuitit sähköiseen arkistoon ja automatisoida palkkojen ja laskujen maksaminen.
Ohjelmistomarkkinoita hallitsee tällä hetkellä muutama isompi yritys, mutta viime vuosina on tullut useita haastajia markkinoille. Ohjelmistotalot tekevät sopimuksia suoraan joko loppukäyttäjien kanssa tai sitten myyvät ohjelmistojen käyttöoikeuksia vain tilitoimistoille. Ostipa palvelut suoraan ohjelmistotalolta tai tilitoimistolta, niin kannattaa yrittää löytää helppokäyttöinen ohjelma, ja varmistaa että apua ja tukea sen käyttämiseen on aina saatavilla. On hyvä myös selvittää, että ohjelma seurustelee moitteetta eri viranomaisten järjestelmien kanssa rajapintojen kautta. KATSO-tunnisteet, joita on käytetty kirjauduttaessa viranomaisten järjestelmiin, poistuvat vuodenvaihteessa ja tilalle tulee suomi.fi – valtuudet. Onkin syytä ryhtyä pikaisesti toimenpiteisiin, jos suomi.fi -tunnuksia ei ole vielä hankittu.
Sähköisten ohjelmien käyttöönotto ja tietojen siirto lisäävät varsinkin alkuvaiheessa taloushallinnon kokonaiskustannuksia. Käyttöönottoon ja opetteluun kuluu aikaa, vaikka olisi kuinka helppokäyttöinen ohjelma kyseessä. Sähköinen taloushallinto usein muuttaa myös vanhoja, totuttuja työtehtäviä ja toimintatapoja. Kysehän on ennen kaikkea siitä, että monet tehtävät on mahdollista automatisoida ohjelmistorobottien avulla. Ennen laskut maksettiin verkkopankissa ja kirjanpitäjät syöttivät paperisten tositteiden ja tiliotteiden tiedot kirjanpito-ohjelmaan. Nyt robotit hoitavat molemmat tehtävät nopeammin ja tehokkaammin. Kun vielä tekoäly tulee robottien avuksi ohjelmiin, niin koko taloushallinnon prosessi ja työtehtävät tulevat muuttumaan radikaalisti. Ohjelmistokulujen osuus kokonaiskustannuksissa onkin kasvamassa, myös pankkien sähköisen datan siirtoveloitukset ovat nousseet.
Kirjanpitäjästä tuleekin tulevaisuudessa entistä enemmän erityisasiantuntija; hän tuntee kirjanpitoon ja verotukseen liittyvän lainsäädännön, ottaa käyttöön uusia ohjelmia ja menettelyjä, pitää huolen että viranomaisilmoitukset tulevat hoidetuiksi, toimii ohjelmistokouluttajana, valvoo ohjelmistorobottien työtä, ja selvittää erilaiset virhetilanteet.
Kun koko taloushallintoprosessi hoidetaan sähköisesti, niin tilitoimiston sijainnilla ei ole enää merkitystä. Asiakas voikin valita itselleen tilitoimiston, joka nimenomaan on erikoistunut oman toimialan tai yhtiömuodon kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja verotukseen. Sopimusta tehtäessä kannattaakin käydä hyvin tarkasti läpi kaikki tehtävät ja kenen vastuulla on näiden tehtävien hoitaminen.
Kuittien digitalisointi ei ole edennyt niin nopeasti kuin olisi ollut toivottavaa. Isot luottokorttiyhtiöt eivät ole vielä olleet valmiita muuttamaan omia laskutus- ja raportointijärjestelmiään, jotta esimerkiksi arvonlisäverollisten kuittien tiedot saataisiin suoraan siirrettyä kirjanpito-ohjelmaan. Sähköiset kuitit vaatisivat myös mittavat kassajärjestelmäinvestoinnit, ja näitä ei tehdä ilman viranomaisten suunnalta tulevaa määräystä. Kuittien käsittely sähköisessäkin kirjanpito-ohjelmassa on edelleen kaikkein työläin tehtävä, kun ne pitää erikseen käsitellä ja tallentaa sähköiseen arkistoon. Suositeltavaa onkin vähentää kuittien määrää, ja pyrkiä siihen, että kaikki hankinnat maksetaan ostolaskuilla.